Qu'est ce qu'une Assistante virtuelle

Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ? 

 Une assistante virtuelle est une entrepreneure libérale indépendante, qui propose des services administratifs, commerciaux, et autres, à ses clients professionnels et particuliers, à distance.

 Elle travaille via internet, le cloud et de nombreux logiciels tout en assurant la sécurité des données confiées. Elle met en place des procédures de partage de l’information avec ses clients et reste en contact permanent avec eux par différents moyens mis à leur disposition.

 La diversité et l’étendue des services fournis sont infinis selon la demande, la formation, les compétences, l’expérience et ses choix.

 Aujourd’hui, de nouvelles opportunités s’ouvrent à elle grâce aux réseaux sociaux et internet. Elle devient donc force de proposition pour ses clients, et leur permet l’ouverture à de nouveaux marchés, de nouvelles méthodes de travail, jusqu’ici peu accessibles.

 Quel type de tâches effectue une assistante virtuelle ? 

Gestion du calendrier

La gestion de l’agenda, tant professionnel que personnel, est l’un des plus grands défis d’un entrepreneur. Des rappels à la prise de rendez-vous, les assistantes virtuelles peuvent faciliter la tâche des entrepreneurs.  

Elles peuvent :

Coordonner et planifier les appels et les rendez-vous : Cette seule activité permet généralement aux entrepreneurs d’économiser environ 10 heures par semaine et leur évite d’effectuer ces tâches qu’ils n’aiment pas. 
·         Confirmer les rendez-vous : Une bonne pratique consiste à donner à une assistante virtuelle une liste de rendez-vous à confirmer, comme ceux du lendemain. Cela évite au dirigeant de perdre du temps lorsque l’autre partie oublie ou attend la dernière minute pour annuler.

·         Fournir des rappels concernant les appels et les rendez-vous : Il peut arriver qu’un dirigeant oublie de passer un appel, notamment lorsqu’il n’est pas au bureau ou qu’il est en réunion. L’assistant virtuel peut alors rappeler au dirigeant ou lui envoyer un SMS quelques minutes avant pour s’assurer qu’il n’oublie pas. 

·         Reprogrammer les appels et les rendez-vous : En tant qu’assistante virtuelle vous pouvez être amené à reprogrammer des RDV pour votre client.  

·         Prévenir les autres des changements d'horaire : L’assistant virtuel informera également l’autre partie et fera en sorte que le changement d’horaire soit confirmé.

·         Protéger le temps de l’entrepreneur : Il peut être difficile pour les propriétaires d’entreprise de dire non à quelqu’un qui veut prendre un café pour “rattraper le temps perdu”. L’assistante virtuelle peut être le mauvais flic pour préserver le temps du dirigeant. 

Gérer les mails

 Un entrepreneur se retrouve souvent  sous une tonne de emails  ou de contacts à gérer.  Une assistante virtuelle peut faire gagner des heures de temps administratif en effectuant les activités suivantes :

·         Filtrer les e-mails : En fonction des règles définies, les assistants virtuels peuvent supprimer, répondre, transmettre ou signaler les e-mails. 

·         Ajouter des personnes aux contacts : Lorsque l’entrepreneur a un appel, une réunion ou toute autre forme d’engagement avec une nouvelle personne, l’assistant virtuel peut ajouter les détails de cette personne à vos contacts.

·         Mettre à jour les informations des personnes dans les contacts : Parfois, le numéro de téléphone d’un contact ou d’autres informations ne sont pas connus tout de suite. Un assistant virtuel peut ajouter des informations aux contacts dès qu’elles sont disponibles, par exemple à partir de la signature d’un courriel.

Ajouter des contacts au CRM. 

L’une des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises n’utilisent pas leur application CRM est le temps administratif nécessaire à la saisie des données.  Les assistants virtuels peuvent compléter et organiser votre système CRM.

Tâches téléphoniques

En tant que secrétaire administrative, vous pouvez également être amené à effectuer des missions en tant que réceptionniste ou assistante 

Lorsque le chef d’entreprise attend des appels importants pour lesquels il n’est pas disponible, les appels peuvent être transférés à l’assistant virtuel.

Comme la plupart des messages vocaux peuvent maintenant être reçus par e-mail, ils sont transmis à l’assistant virtuel pour être transcrits. 

 Organisation d'évènements

L’organisation d'évènements (déplacements, séminaires, réunions, ...)  peut faire perdre beaucoup plus de temps à votre client que vous ne le pensez.  Une assistante virtuelle peut donc être en charge tous les aspects organisationnels de ces temps forts pour l'entreprise.

Développement commercial

Qu’il s’agisse de rechercher des prospects, créer une liste de clients ou prospects, ou de trouver des adresses e-mail, , le développement commercial implique un travail de fond. Un assistant virtuel peut se charger de ces activités, permettant au chef d’entreprise ainsi de se concentrer sur ses interactions personnelles liées à la réalisation de ventes.

 Concevoir des présentations

Une secrétaire administrative peut améliorer les propositions en trouvant et en insérant le logo d’un prospect et en changeant la couleur du texte en conséquence. Elle peut également animer les diapositives si nécessaire (présentations Powerpoint)

 Gestion

Au fur et à mesure que le business de votre partenaire se développera, de nombreuses fonctions de gestion devront être effectuées. Il devra peut-être assembler des rapports pour ses clients. Il peut s’agir simplement de rassembler un grand nombre de données dont il dispose déjà. Il existe d’autres fonctions de gestion, comme le recrutement de personnes supplémentaires dans son équipe. Il peut facilement déléguer une partie de ces tâches à un assistant virtuel.

Suivre les données

Une AV peut créer des rapports sur les indicateurs clés de performance à des intervalles prédéterminés pour suivre les progrès

Aider à recruter des employés. 

La concurrence pour les bonnes personnes est plus rude que celle pour les employés. En tant qu’assistante vous pouvez passer au crible tous les moyens de trouver les employés potentiels sur la base des critères définis. 

 Comptabilité

Faire les comptes ou envoyer des factures n’enchante généralement pas un dirigeant d’entreprise.  Pourquoi ne pas lui demander de s’en charger à sa place ? 

Effectuer une pré-comptabilité ou préparer la comptabilité pour l'expert-comptable

Les assistants virtuels peuvent examiner et faire correspondre les transactions et s’occuper des créances clients.

A l’aide de modèles, une AV peut créer des factures et les envoyer aux clients.

 Missions diverses 

Le travail de l’entrepreneur consiste à planifier l’avenir de sa société. Par conséquent, il doit se concentrer sur la création de nouveaux produits et services – et d’autres projets qui feront passer son entreprise au niveau supérieur. Il peut donc laisser à quelqu’un d’autre des tâches comme le remplissage de formulaires en ligne et la gestion de fichiers.

·         Remplir des formulaires en ligne : Un assistant virtuel équipé d’informations sur l’entreprise peut remplir des formulaires.

·         Prendre des notes lors de webinaires : Il arrive que vous souhaitiez obtenir les informations d’un webinaire mais que vous ne souhaitiez pas investir le temps nécessaire pour le regarder – même à la demande ! Un conseiller virtuel peut y “assister” et prendre des notes.

·         Convertir des fichiers : Votre partenaire a un PDF mais a besoin d’un jpeg ? Un freelance peut le convertir pour lui. 

·         Effectuer des recherches : Un assistant virtuel peut effectuer des recherches de premier niveau pour les décisions à prendre.

·         Mettre en place des projets dans le logiciel de gestion de projets : Une assistante virtuelle peut mettre en place le projet, puis inviter les participants appropriés.

·         Gérer la gestion des fichiers : Qu’il utilise Dropbox ou un serveur local pour la gestion des fichiers, un assistant virtuel s’assure que les fichiers sont placés au bon endroit avec le bon nom de fichier. Il ou elle s’assure également que les bonnes personnes y ont accès.

·         Editer les publications sur les médias sociaux : Un assistant virtuel prend les publications sur les médias sociaux et les programme selon le planning défini. 

·         Relire et éditer les lettres, les articles de blogs et les présentations. 

L’un des grands risques que l’entrepreneur courre lorsqu’il est surchargé est que des erreurs se glissent dans son travail. L’assistant virtuel peut donc l’aider dans ce domaine.

Comme vous pouvez le constater, les fonctions que peut occuper une assistante virtuelle sont très larges. Tout dépend de ce qu’exige l’entreprise qui vous engage ou pour laquelle vous proposez vos services en tant qu’AV.

Attention, cela ne signifie pas que vous devez savoir faire toutes ces missions pour travailler en tant qu’assistante virtuelle, mais il peut s’agir de fonctions que vous développez.